Como trocar de contabilidade sem dor de cabeça

Muita gente adia a troca de contabilidade por um motivo só: medo de que alguma coisa se perca no caminho. Uma guia que ninguém emite, uma declaração que fica sem entregar, uma senha que só o escritório anterior tinha.

Esse receio é compreensível. Mas o risco não está na troca em si, e sim numa troca sem ordem. Com um roteiro claro, a transição acontece enquanto você continua atendendo, faturando e trabalhando normalmente.

Quando a troca costuma acontecer

Não existe uma regra, e cada profissional tem os seus motivos. Alguns aparecem com frequência:

• a atividade cresceu e passou a precisar de outro tipo de acompanhamento;
• o profissional abriu uma PJ, ou está pensando em abrir, e quer ajuda para comparar os caminhos;
• a clínica contratou funcionários e a rotina de folha ficou mais complexa;
• o profissional quer um canal de atendimento mais próximo ou mais ágil;
• mudança de cidade, ou a vontade de ter a contabilidade perto de onde trabalha.

Nenhum desses motivos, sozinho, diz algo sobre a qualidade do trabalho anterior. Muitas vezes o profissional simplesmente mudou de momento.

O melhor momento para trocar

Tecnicamente, dá para trocar em qualquer mês. Alguns momentos facilitam:

• Virada do ano. É o momento mais comum: o escritório anterior encerra o exercício, e o novo começa com o ano completo, além de poder revisar o regime tributário antes do prazo de opção do Simples Nacional, em janeiro.
• Início de um mês. Se a troca for no meio do ano, o ideal é que coincida com o início de uma competência: quem sai encerra o mês anterior, quem entra assume a partir do seguinte.

O que convém evitar é trocar em cima de um prazo importante (como a declaração anual do Imposto de Renda) sem combinar, por escrito, quem fica responsável por ela.

Passo 1: defina a data de corte

A data de corte é a peça central da transição. Ela diz, sem margem para dúvida: até tal competência, o escritório anterior responde pelas obrigações; a partir dela, o novo.

Sem essa data escrita, uma guia ou uma declaração pode ficar sem responsável. Com ela, cada parte sabe exatamente o que é seu.

Passo 2: confira o contrato atual e comunique por escrito

Antes de comunicar a saída, veja o que o contrato atual prevê sobre aviso prévio, eventual multa rescisória e os serviços incluídos no período de aviso.

A comunicação deve ser formal, por e-mail ou carta, com a data de corte. As normas do Conselho Federal de Contabilidade orientam o profissional que deixa o cliente a entregar as informações e os documentos necessários à continuidade do trabalho. Na grande maioria dos casos, a transição acontece de forma colaborativa entre os escritórios.

Passo 3: os documentos a transferir

Esta é a parte que mais preocupa, e a mais fácil de organizar com uma lista.

Para quem atende como pessoa física

• declarações de Imposto de Renda dos últimos anos, com os recibos de entrega;
• livro-caixa e os lançamentos do Carnê-Leão do ano em curso;
• DARFs pagos do Carnê-Leão e guias de INSS de contribuinte individual;
• recibos emitidos no Receita Saúde, para profissionais da área da saúde.

Para quem tem PJ (consultório, clínica ou escritório)

• contrato social e alterações, cartão CNPJ, inscrição municipal e alvarás;
• registro da empresa no conselho profissional (CRM, CRO, CRP, OAB, CAU, Crea), quando aplicável;
• balancetes, livros contábeis e demonstrações dos últimos exercícios;
• apurações e guias de impostos pagas, declarações entregues e seus recibos;
• parcelamentos em andamento;
• folha de pagamento, pró-labore, eSocial, FGTS Digital e a convenção coletiva aplicada, quando houver funcionários.

O ideal é que a entrega venha com um protocolo: a lista do que foi recebido, conferida pelas duas partes. Ele protege o profissional e os dois escritórios.

Passo 4: acessos, procurações e certificado

Boa parte do trabalho contábil acontece em portais do governo. Por isso, a troca também passa por:

• procurações eletrônicas no e-CAC e em outros portais: revogar a anterior, quando for o caso, e conceder a nova;
• certificado digital: confirmar quem está com ele, a validade e, se preciso, emitir um novo;
• acesso ao portal de nota fiscal da prefeitura e aos demais sistemas usados.

É o passo que mais fica para trás, e é importante: sem acesso, o novo escritório não consegue emitir guias nem consultar pendências.

Passo 5: a conferência de entrada

Um bom começo inclui uma revisão da situação atual:

• consulta de pendências na Receita Federal, no estado e no município;
• conferência das últimas declarações entregues;
• verificação de parcelamentos e prazos em aberto;
• para PJ, revisão do enquadramento tributário e, quando for o caso, do Fator R;
• para quem atende no CPF, conferência entre recibos emitidos e Carnê-Leão recolhido.

Essa conferência não serve para apontar responsáveis. Serve para o novo escritório saber de onde está partindo, e para você saber, com antecedência, se há algo a regularizar.

Um cuidado com as guias do mês da troca

Impostos de um mês normalmente vencem no mês seguinte. É exatamente aí que uma guia pode ficar sem dono se ninguém combinar. No mês da troca, confirme com os dois escritórios quem emite cada guia, incluindo o Carnê-Leão, o DAS e as guias da folha.

Quanto tempo leva

Depende do tamanho da operação e da organização dos documentos. Para um profissional liberal ou um consultório com tudo em ordem, a transição costuma caber no prazo do aviso prévio. Clínicas com folha maior, várias atividades ou pendências antigas pedem mais tempo de levantamento.

Como a F5 conduz a troca

Na F5, em Chapecó, a troca segue exatamente esse roteiro: conversa inicial, data de corte definida, solicitação formal dos documentos, conferência do que veio e rotina assumida, com fechamento mensal até o dia 5. Você continua trabalhando normalmente durante toda a transição. Veja como funciona na página de contabilidade para profissionais liberais, conheça a contabilidade e fiscal ou fale com a nossa equipe.

Resumo em cinco linhas

1. Defina e registre a data de corte.
2. Confira o contrato atual e comunique a saída por escrito.
3. Organize a entrega de documentos com protocolo.
4. Transfira procurações, certificado e acessos.
5. Comece com uma conferência da situação atual.

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Este texto descreve orientações gerais e não substitui a análise do caso concreto. Obrigações e prazos variam conforme a atividade, o regime tributário e a legislação vigente.